- Số 357, Phan Đình Phùng, Thái Nguyên
- hashi-group@hashi.edu.vn
by Hashi
Thủ Tục Nhập Cảnh Khi Đi Du Học Tại Nhật Bản: Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Du Học Sinh
Sau nhiều tháng chuẩn bị hồ sơ, học tiếng Nhật, xin tư cách lưu trú và visa, thời điểm đặt chân xuống sân bay Nhật Bản chính là cột mốc đánh dấu hành trình du học chính thức bắt đầu. Với những bạn lần đầu xuất ngoại, quá trình làm thủ tục nhập cảnh có thể tạo cảm giác khá hồi hộp bởi phải đi qua nhiều khu vực như kiểm tra hộ chiếu, lấy dấu vân tay, nhận thẻ cư trú, lấy hành lý và khai báo hải quan.
Tuy nhiên, nếu hiểu rõ trình tự và chuẩn bị giấy tờ từ trước, việc nhập cảnh Nhật Bản thường diễn ra khá thuận lợi. Bài viết dưới đây sẽ giúp học sinh và phụ huynh nắm rõ từng bước trong thủ tục nhập cảnh khi đi du học tại Nhật Bản, từ trước khi lên máy bay cho đến những công việc cần thực hiện sau khi về nơi cư trú.
Mục lục [Hiển thị]
Trước ngày bay, du học sinh nên sắp xếp toàn bộ giấy tờ quan trọng vào một túi hồ sơ nhỏ và mang theo trong hành lý xách tay. Tuyệt đối không để hộ chiếu, visa hoặc giấy tờ nhập học trong hành lý ký gửi vì bạn sẽ cần xuất trình một số giấy tờ trước khi nhận vali.
Các giấy tờ quan trọng nên chuẩn bị gồm:
Việc chuẩn bị hồ sơ theo từng nhóm và lưu thêm bản scan trên điện thoại hoặc dịch vụ lưu trữ trực tuyến sẽ giúp bạn chủ động hơn nếu xảy ra thất lạc giấy tờ.
(Tham khảo thêm: Du học Nhật Bản cần chuẩn bị những giấy tờ gì trước ngày bay?)
Du học sinh nên hoàn thành Visit Japan Web trước khi khởi hành. Đây là hệ thống trực tuyến do Digital Agency của Nhật Bản cung cấp, cho phép người nhập cảnh đăng ký trước các thông tin phục vụ thủ tục nhập cảnh và khai báo hải quan.
Quy trình cơ bản trên Visit Japan Web gồm:
Hải quan Nhật Bản khuyến khích hành khách sử dụng hình thức khai báo điện tử. Sau khi hoàn thành khai báo, du học sinh có thể sử dụng mã trên Visit Japan Web cùng hộ chiếu tại các thiết bị hoặc khu vực làm thủ tục tương ứng ở sân bay.
Bạn nên hoàn thành việc khai báo khi vẫn còn ở Việt Nam, kiểm tra kỹ tên, số hộ chiếu, chuyến bay và địa chỉ lưu trú. Sau đó chụp màn hình mã cần thiết để tránh lúng túng khi vừa xuống máy bay.
(Tham khảo thêm: Hướng dẫn khai Visit Japan Web dành cho du học sinh Nhật Bản)
Sau khi máy bay hạ cánh, du học sinh đi theo biển chỉ dẫn dành cho hành khách quốc tế đến khu vực Immigration hoặc Passport Control. Tùy sân bay và thời điểm, cách bố trí quầy có thể khác nhau nhưng trình tự cơ bản tương đối giống nhau.
Hãy chuẩn bị sẵn hộ chiếu và những giấy tờ cần thiết trước khi đến lượt. Người nước ngoài nhập cảnh Nhật Bản về nguyên tắc phải trải qua thủ tục kiểm tra nhập cảnh và, trừ các trường hợp được miễn theo quy định, cung cấp thông tin nhận dạng như dấu vân tay và ảnh khuôn mặt.
Nhân viên kiểm soát nhập cảnh sẽ kiểm tra hộ chiếu, visa, tư cách lưu trú và mục đích nhập cảnh. Du học sinh có thể được hỏi một số thông tin đơn giản như tên trường, địa chỉ nơi ở hoặc mục đích sang Nhật.
Các bạn không cần quá lo lắng khi được hỏi. Hãy trả lời ngắn gọn, đúng với hồ sơ đã khai và thông tin nhập học của mình.
Sau khi hoàn tất quá trình kiểm tra và được chấp thuận, bạn sẽ chính thức được phép nhập cảnh vào Nhật Bản. Đối với du học sinh thuộc diện cư trú trung và dài hạn, quá trình này còn liên quan đến việc cấp thẻ cư trú - 在留カード (Zairyu Card).
(Tham khảo thêm: Những câu hỏi thường gặp tại cửa nhập cảnh Nhật Bản và cách trả lời)
Thẻ cư trú là một trong những giấy tờ quan trọng nhất đối với du học sinh sinh sống dài hạn tại Nhật Bản. Thẻ thể hiện những thông tin cơ bản như họ tên, ngày sinh, quốc tịch, tư cách lưu trú, thời hạn lưu trú và điều kiện liên quan đến hoạt động lao động.
Theo thông tin hiện hành của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú Nhật Bản, người trở thành cư dân trung và dài hạn khi nhập cảnh có thể được cấp thẻ cư trú ngay tại các sân bay gồm:
Tại các cửa khẩu khác, hộ chiếu sẽ được xử lý theo quy định và thẻ cư trú thường được gửi về địa chỉ của người nước ngoài sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký nơi cư trú tại chính quyền địa phương.
Sau khi nhận thẻ, hãy kiểm tra ngay các thông tin trên mặt thẻ. Nếu phát hiện sai tên, ngày sinh hoặc tư cách lưu trú, bạn nên thông báo cho nhân viên phụ trách ngay tại khu vực làm thủ tục.
(Tham khảo thêm: Thẻ cư trú Nhật Bản là gì? Những điều du học sinh cần biết về Zairyu Card)
Du học sinh mang tư cách lưu trú “留学 - du học” không mặc nhiên được phép đi làm thêm chỉ vì đã có thẻ cư trú. Muốn làm công việc ngoài phạm vi hoạt động được cho phép theo tư cách lưu trú, sinh viên cần có giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú - 資格外活動許可.
Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản cho phép một số du học sinh mới nhập cảnh nộp đơn xin giấy phép này ngay tại cửa khẩu, nếu thuộc đúng đối tượng theo quy định. Trong đó bao gồm người mới nhập cảnh và được cấp tư cách lưu trú “Du học”, ngoại trừ trường hợp có thời hạn lưu trú chỉ ba tháng.
Sau khi nhận thẻ ngoại kiều, hãy kiểm tra ngay mặt sau của thẻ, nếu thấy dòng chữ:
"許可 原則週28時間以内 風俗営業等の従事を除く" (Hay còn được gọi là dấu 28 tiếng)
Nghĩa là bạn đã được phép làm thêm tại Nhật Bản và tối đa 28h/tuần. Nếu không thấy dòng chữ này, hãy hỏi ngay nhân viên hải quan để bổ sung nhé! Tuyệt đối không được đi ra khỏi quầy hải quan trước khi làm bước này vì bạn sẽ không được bước trở lại quầy.
Đây là thủ tục quan trọng nếu bạn có kế hoạch đi làm thêm tại Nhật Bản. Tuy nhiên, mục tiêu chính của tư cách lưu trú du học vẫn là học tập, vì vậy cần đảm bảo công việc không ảnh hưởng đến tỷ lệ chuyên cần và kết quả học tập.
(Tham khảo thêm: Quy định làm thêm dành cho du học sinh Nhật Bản mới nhất)
Sau khi hoàn thành kiểm tra nhập cảnh, bạn tiếp tục di chuyển đến khu vực nhận hành lý ký gửi theo số hiệu chuyến bay. Hãy kiểm tra kỹ số vali, tên trên thẻ hành lý và tình trạng hành lý trước khi rời khu vực băng chuyền.
Nếu vali bị mất, thất lạc hoặc hư hỏng, nên liên hệ ngay quầy Lost & Found hoặc bộ phận hỗ trợ hành lý của hãng hàng không trước khi rời khu vực nhận hành lý.
Tiếp theo, du học sinh sẽ thực hiện thủ tục hải quan. Nhật Bản yêu cầu hành khách khai báo hành lý mang theo và hàng gửi riêng; hình thức điện tử thông qua Visit Japan Web được Hải quan Nhật Bản khuyến khích sử dụng.
(Tham khảo thêm: Hướng dẫn di chuyển từ sân bay Nhật Bản về ký túc xá cho du học sinh mới)
Nhật Bản kiểm soát khá chặt hàng hóa, thực phẩm, động thực vật và một số loại thuốc mang qua biên giới. Vì vậy, du học sinh không nên mang đồ ăn chỉ vì nghĩ rằng sản phẩm đã được đóng kín hoặc hút chân không thì chắc chắn được phép nhập cảnh.
Theo cơ quan kiểm dịch Nhật Bản, việc mang nhiều loại trái cây, rau củ, thịt và các sản phẩm từ thịt vào Nhật Bản bị nghiêm cấm hoặc kiểm soát rất nghiêm ngặt. Ngay cả thịt đã nấu chín, thịt khô, xúc xích, giăm bông, thực phẩm hút chân không hoặc món ăn có chứa một lượng nhỏ thịt cũng có thể thuộc diện không được phép mang vào.
Một số nhóm đồ vật cần lưu ý gồm:
Nếu không chắc một món đồ có được phép mang vào Nhật hay không, phương án an toàn nhất là kiểm tra trước trên website chính thức của Hải quan Nhật Bản hoặc cơ quan kiểm dịch thay vì mang theo rồi mới hỏi tại sân bay.
(Tham khảo thêm: Du học Nhật Bản không được mang gì? Những vật dụng dễ bị giữ tại sân bay)
Không phải du học sinh nào cũng bị hỏi nhiều khi nhập cảnh. Tuy nhiên, việc chuẩn bị trước câu trả lời sẽ giúp bạn bình tĩnh hơn, đặc biệt nếu khả năng nghe tiếng Nhật còn hạn chế.
Một số nội dung có thể được hỏi gồm:
Hãy trả lời đúng với hồ sơ đã khai. Không cần giải thích quá dài hoặc cố sử dụng cấu trúc tiếng Nhật phức tạp. Nếu không nghe rõ câu hỏi, bạn có thể lịch sự đề nghị nhân viên nói lại chậm hơn.
(Tham khảo thêm: Mẫu hội thoại tiếng Nhật cần biết khi làm thủ tục tại sân bay)
Rời khỏi sân bay chưa phải là kết thúc toàn bộ thủ tục cư trú. Sau khi ổn định chỗ ở, du học sinh còn cần hoàn thành một số thủ tục hành chính quan trọng tại địa phương.
Người mới nhập cảnh và trở thành cư dân trung hoặc dài hạn phải khai báo địa chỉ tại cơ quan hành chính thành phố, quận, thị trấn hoặc làng nơi sinh sống trong vòng 14 ngày kể từ khi xác lập nơi cư trú. Khi làm thủ tục, bạn cần mang thẻ cư trú; nếu thẻ được cấp sau thì thực hiện theo hướng dẫn tương ứng với hộ chiếu.
Tùy tình trạng cư trú và điều kiện áp dụng, du học sinh sẽ được trường hoặc cơ quan hành chính địa phương hướng dẫn đăng ký hệ thống bảo hiểm phù hợp. Đây là thủ tục rất quan trọng vì chi phí khám chữa bệnh tại Nhật Bản có thể khá cao nếu không có bảo hiểm.
Mỗi trường có quy trình riêng. Du học sinh thường cần tham gia buổi hướng dẫn đầu khóa, nộp hoặc đối chiếu giấy tờ, nhận lịch học và được phổ biến quy định sinh hoạt.
Sau khi hoàn thiện giấy tờ cư trú cơ bản, sinh viên có thể từng bước mở tài khoản ngân hàng, đăng ký SIM, Internet và các dịch vụ cần thiết. Điều kiện của từng ngân hàng hoặc nhà mạng có thể khác nhau.
(Tham khảo thêm: 10 việc cần làm trong tuần đầu tiên sau khi sang Nhật du học)
Phần lớn sự cố trong ngày nhập cảnh không đến từ những vấn đề quá phức tạp mà thường xuất phát từ việc thiếu chuẩn bị. Chỉ cần chú ý một số điểm nhỏ, bạn có thể tiết kiệm khá nhiều thời gian tại sân bay.
(Tham khảo thêm: Những lỗi du học sinh Nhật Bản thường gặp trong tháng đầu tiên)
Thủ tục nhập cảnh khi đi du học Nhật Bản sẽ không quá phức tạp nếu bạn chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và hiểu rõ trình tự thực hiện. Những bước quan trọng nhất bao gồm chuẩn bị hộ chiếu và visa, hoàn thành Visit Japan Web, thực hiện kiểm tra nhập cảnh, nhận thẻ cư trú nếu thuộc diện được cấp tại sân bay, khai báo hải quan và đăng ký địa chỉ sau khi ổn định nơi ở.
Với học sinh lần đầu rời Việt Nam để học tập ở nước ngoài, cảm giác hồi hộp là điều rất bình thường. Thay vì cố ghi nhớ quá nhiều thông tin trong ngày bay, bạn nên chuẩn bị một bộ hồ sơ rõ ràng, lưu các thông tin cần thiết trên điện thoại và tuân thủ hướng dẫn của nhà trường cũng như nhân viên tại sân bay.
Khi cánh cửa sân bay mở ra, phía trước không chỉ là một đất nước mới mà còn là những năm tháng học tập, trải nghiệm và trưởng thành đáng nhớ. Một khởi đầu có sự chuẩn bị tốt sẽ giúp hành trình du học Nhật Bản của bạn trở nên tự tin hơn rất nhiều.
(Tham khảo thêm: Cẩm nang du học Nhật Bản từ A-Z dành cho học sinh THPT)
Du học không chỉ là quá trình chọn trường và hoàn thiện hồ sơ. Từ khi học tiếng Nhật, xin tư cách lưu trú, chuẩn bị visa cho đến ngày xuất cảnh và thích nghi với cuộc sống mới, mỗi giai đoạn đều cần sự chuẩn bị bài bản.
Với kinh nghiệm đồng hành cùng nhiều thế hệ học viên, Hashi Group xây dựng lộ trình du học Nhật Bản phù hợp với năng lực học tập, điều kiện tài chính và định hướng tương lai của từng học sinh.
Một trong những thế mạnh của Hashi Group là mạng lưới liên kết với trên 50 trường Đại học và cơ sở giáo dục uy tín tại Nhật Bản, giúp học sinh có nhiều lựa chọn về khu vực, ngành học và lộ trình đào tạo.
Bên cạnh đội ngũ tư vấn và đào tạo ngoại ngữ, Hashi Group còn sở hữu cộng đồng cựu học viên đông đảo. Những anh chị đã học tập và sinh sống tại Nhật Bản có thể chia sẻ kinh nghiệm thực tế về trường học, ký túc xá, phương tiện giao thông, làm thêm và cách thích nghi với văn hóa địa phương.
Từ bộ hồ sơ đầu tiên tại Việt Nam đến những ngày đầu tiên đặt chân xuống Nhật Bản, sự chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp học sinh giảm bớt áp lực và tập trung tốt hơn cho mục tiêu quan trọng nhất: học tập và xây dựng tương lai.
(Tham khảo thêm: Lộ trình du học Nhật Bản cùng Hashi Group dành cho học sinh THPT)
LIÊN HỆ TƯ VẤN
Để biết thêm chi tiết về các chương trình du học hoặc đào tạo ngoại ngữ, hãy liên hệ với Hashi Group:
Có thể bạn quan tâm:
